Tugas Mata Kuliah Implementasi Sistem Informasi

SISTEM STRUKTUR ORGANISASI

PADA PERUSAHAAN DEVELOPER

(PT. GRAHA BUANA CIKARANG, JAKARTA)

Sistem struktur organisasi banyak sekali macamnya, mulai dari yang bersifat tradisional sampai profesional. Penerapannya sendiri dapat berbeda-beda dan banyak faktor yang menentukan, antara lain: besar kecilnya perusahaan, luas sempitnya jaringan usaha, jumlah karyawan, tujuan perusahaan dan sebagainya. Beragamnya sistem struktur organisasi tersebut dimungkinkan bahwa suatu perusahaan A cocok menggunakan sistem struktur organisasi B, tetapi perusahaan C atau yang lain belum tentu cocok menggunakan sistem struktur organisasi B.  Suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya selalu menggunakan struktur organisasi sebagai wadah segala kegiatannya, tetapi untuk penerapan sistem struktur organisasinya tergantung dari kondisi perusahaan yang bersangkutan. Hal ini merupakan suatu masalah bagi setiap perusahaan dalam menerapkan struktur organisasi mana yang cocok sehingga untuk itu setiap perusahaan membutuhkan waktu dan pengamatan (analisis) yang khusus dalam memilih sistem struktur organisasi yang tepat dan sesuai.

Saya akan membahas mengenai penerapan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh salah satu perusahaan pengembang (developer company) yang ada di Jakarta yaitu PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) yang lahan bisnisnya merupakan pengembangan suatu Kota Satelit di daerah Cikarang Baru Jawa Barat. Sistem struktur organisasi yang digunakan merupakan gabungan dari beberapa struktur organisasi teoritis yang ada.

Sistem struktur organisasi gabungan ini ditinjau dari strukturnya sangat beragam dan kompleks. Pada dasarnya sistem ini melibatkan hubungan antara Pemilik, Konsultan Perencana dan Kontraktor, yang mana di dalam unsur pemilik berkembang beberapa divisi manajemen yaitu Human, Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management dan Construction Management, yang pada operasionalnya sangat membantu pemilik dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya. Sistem struktur organisasi ini sangat bermanfaat pada perusahaan-perusahaan besar (khususnya perusahaan developer) sebagai bahan perbandingan kajian terhadap sistem struktur organisasi yang digunakannya.

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian Personalia dan Bagian Pembelanjaan serta Bagian Umum. Pada struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dia dahulu bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama yaitu pemilik, konsultan perencana, dan kontraktor. Dalam hal ini yang mewakili pihak pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya.

Masing-masing divisi manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing divisi tersebut berkembang lagi beberapa departemen tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari Construction Management. Dari struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan sistem dan ruang lingkup kerja masing-masing divisi (unsur).

1. Board of Director

Board of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head office). Jajaran direksi adalah orang-orang yang memegang saham pada perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah membuat planning bersama Direktur Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk memimpin perusahaan.

2. Direktur Eksekutif

Direktur Eksekutif merupakan pimpinan tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke site office untuk memeriksa kemajuan progress proyek induk.

3. General Manager

General Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk dan tetap stand by di site office. General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager membentuk beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.

4. Human Resources Department

Divisi ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat menyurat ke instansi perusahaan lain, transfer gaji karyawan, urusan surat perjanjian kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.

5. Management Information System

Divisi ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan bisnis perusahaan di masa yang akan datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System ini terdistribusi atas informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Production Management, dan Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi Management Information System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.

6. Marketing Management

Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang yang dipinjam dari bank harus secepatnya dipolar kembali dengan tujuan perluasan usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya.

Divisi Marketing Management dibagi atas tiga departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property. Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan utilitas gedung yang disewa, serta masalah maintenance (perawatannya).

7. Production Management

Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini dahulu. Konsultan perencana berhubungan langsung dengan divisi manajemen produksi. Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor, fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza, supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor dan air bersih, dan sebagainya.

Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana dan sarana kota satelit terhadap pemukiman penduduk sekitar, kontur dan ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran air kotor dan air bersih, masalah hitungan kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan, standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan dan diselaraskan juga dalam key plan tersebut.

Sebagai tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering, cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret' yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan Constmction Management.

8. Construction Management

Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi. Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut, maka Divisi Construction Management, Production Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta lelang.

Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten Construction Management biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing proyek bagian tersebut harus dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus yang menang dalam pelelangan.

 

Prosedur menulis CV dalam bahasa inggris

The Successful CV

A successful CV is the product of careful thought and planning. The employer is looking for an applicant who has the right experience, skills, and personal qualities for the job. The person appointed is likely to be the one who not only possesses all these but also presents them in the most attractive way. The only way in which you can achieve this is by thinking very carefully about yourself and what you have done in the past and believe you could do in the future, given the right opportunity.

Preparation

Begin by thinking about these four areas:

• experience

• interests

• skills

• personal qualities

There are various ways in which you can do this. What follows is only one possibility. Whichever approach you choose, however, make sure that you make detailed notes of your ideas – even if you think they may not be relevant. Also, keep all your lists and sheets of notes ‘open’; go back to them from time to time and make sure that you haven’t missed anything out. This preparation stage is essentially one of brainstorming. Selection and ordering come later.

Experience: Many people find it easier to start with this, because it is the most concrete. Begin by thinking of your life as divided into a number of stages. What these are depends on you – the divisions between the stages may be marked by changes of job, moves from one place to another, or by key events in your life – marrying, having children, buying a house, and so on. Your notes on your experience should certainly include:

• education

• any professional training

• periods of employment – include part-time jobs and those which didn’t last very long, as well as ‘proper’ jobs

• other extended periods in which your life focused on a particular activity (for example, periods of foreign travel)

• any voluntary work you have done

Interests: You might question why you should consider your personal interests when preparing a job application. After all, these are the things you do in your spare time when you are not working. Interests are relevant for a number of reasons:

• They are one of the ways in which your personality can be defined; and your personality is very relevant indeed to a job application.

• They frequently indicate skills you have which are not currently used at work. See 'Skills' below.)

• They often have a bearing on why you are interested in particular types of employment.

• They may point the way to other kinds of employment that you had not previously thought of.

Skills: Your notes on your experience should provide you with useful prompts when it comes to listing your skills. Look at each of the different stages of your life and ask yourself:

• Which skills did I use here that I already had?

• Which skills did I improve on or consolidate?

• What new skills did I learn?

In addition, think about your leisure time interests: perhaps these also entail useful skills which may be relevant to a job application.

Make sure that you include not only skills related to your trade or profession, but also personal skills, for example:

organizing events training staff

interviewing giving advice

chairing meetings making presentations

supervising trouble-shooting

meeting the public

Don't be too concerned at this stage about whether the skills you list are relevant. That can come later. For now write them all down.

When you have finished, look back through the list and consider whether each item is one separate skill, or, in fact, a bundle of skills that should be separated out. For example, you may have written ‘communicating’, when it may be preferable to list:

• simplifying technical subject matter

• writing simple technical manuals

• training non-specialist workers.

Personal qualities: This is the area that many people find most difficult; they are unhappy talking about themselves and their qualities because they feel it is big-headed or ‘pushy’. They may also find it quite difficult to step back and look at themselves objectively. On the other hand, if you don’t tell a potential employer about your personal qualities, who will?

It is sometimes difficult to begin such a list, so here are some qualities to start you off. Write down any which you think apply to you, and then add others of your own. For each one you choose, make sure that you can think of incidents in your own life and work experience that bear them out.

accurate independent worker

adaptable lively

astute logical

can work under pressure loyal

careful methodical

committed meticulous

competent orderly

cooperative organized

courteous positive

decisive practical

dedicated receptive

energetic relaxed

extrovert reliable

flexible self-confident

friendly self-motivated

get on well with other people sensitive

good communicator thorough

good sense of humour thoughtful

good time-keeper vigilant

hardworking works well with others

imaginative

Turning your notes into a CV

You should by now have a full set of rough notes. (It doesn't matter how rough they are, provided they are as detailed as possible.) The next stage is to decide how you want to order your CV. This can be done in one of two ways:

• chronologically

• functionally

Chronological: A chronological CV presents your education and work experience either in the order in which they happened, or in reverse order, with your most recent experience first. Since recent experience is probably of most interest to an employer, this latter method is now widely used. The advantages of a chronological CV are that it emphasizes the companies or organizations you have worked for (and the periods of time involved) and your continuity of employment. The disadvantage is that if your career has had ups and downs, especially if it includes periods of unemployment, these show up very clearly. The employer who is looking for a steady and reliable employee will probably favour this approach.

Functional: A functional CV is organized by skills and qualities. If, for example, your experience is in motor-parts sales, both as a representative and in head office, the functions you could use as headings might be:

• presenting the product range

• customer care

• information technology

Under each one you can provide further details of specific experience. The advantage of this approach is that you can focus on you strengths without having to spell out relative inexperience or periods of unemployment. The disadvantage is that it may not make clear important periods of employment with impressive employers. The employer who is looking for applicants with particular skills and capabilities will find the functional CV more helpful than the chronological.