Selamat Hari Raya Iedul Fitri

Spesifikasi Program Usulan

A. Rincian Program

Tahap selanjutnya membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan dalam
sistem akuntansi usulan. Spesifikasi program yang diusulakn yaitu menerangkan
program-program yang akan digunakan dalam sistem yang diterapkan.
Spesifikasi program tersebut terdiri atas :

A Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program     : Program Menu Utama
Akronim Program : Menu.frm
Bahasa Program   : Visual Basic 6.0
Fungsi Program    : Untuk menampilkan program yang tersedia
Bentuk Lampiran  : Lampiran E.1
Proses Program
1. Klik Menu Utama, maka akan tampil menu utama yang terdiri dari Menu
    File, Menu Transakai, Menu Laporan dan Exit.
2. Jika memiih salah satu menu utama maka menu yamg dipilih tersebut akan
    ditampilkan.
3. Jika memilih Menu Laporan maka akan ditampilkan Menu Laporan
    Penjualan. tersebut akan ditampilkan.
4. Jika memilih Exit akan keluar dari program penjualan.

Normalisasi File

A. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )

b. Bentuk Normalisasi Ke – 1 ( First Normal Form )

Keterangan :
* = Candidat Key

Diagram Alir data ( DAD ) Sistem Usulan

Data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

PROSEDUR SISTEM USULAN

1. Prosedur Pemesanan Barang
Pada proses ini, Customer memesan barang melalui fax dengan mengirimkan Formulr pemesanan barang (FPB) ke bagian Sales Suport. Kemudian Sales Suport membuka file Customer bagi Customer yang biasa membeli sedangkan bagi Customer baru atau yang belum pernah membeli barang, biasanya penawaran melalui telepon, dengan meminta data Customer dan disimpan kedalam file Customer Setelah bagian Sales Suport menerima formulir pemesanan barang (FPB) dan disimpan sebagai arsip pemesanan, kemudian bagian Sales Support membuat Formulir Pesanan Customer (FPC) berdasarkan formulir pemesanan barang tersebut. Kemudian Sales Suport membuka data barang yang ada di File Data Barang. Formulir Pesanan Customer (FPC) tersebut terdiri dari dua rangkap : kesatu untuk disimpan sebagai File Pesanan dan kedua untuk diberikan ke bagian Distribution, sebagai bukti adanya pemesanan barang.
2. Prosedur Pengiriman Barang dan Pembayaran
Pada proses ini, setelah bagian Distribution menerima Formulir Pesanan Customer (FPC) dan mempersiapkan barang pesanan Customer, kemudian bagian Distribution membuat Surat Jalan (SJ) yang terdiri dari empat rangkap : kesatu untuk diberikan ke Customer, kedua untuk bagian Sales Suport, ketiga untuk bagian Finance Manager, dan keempat untuk File bagian Distribution. Setelah bagian Finance Manager menerima Surat Jalan (SJ), kemudian bagian Finance Manager membuat Invoice. Kemudian Invoice dan Surat Jalan tersebut dijadikan satu dan diserahkan ke bagian Distribution, untuk dibawa ke Customer beserta barang pesanan. Setelah Customer menerima Surat Jalan, Invoice dan ditandatangani oleh Customer, dan Customer melakukan pembayaran secara tunai, kemudian Invoice-acc dan uang tunai tersebut dibawa kembali oleh bagian Distribusition yang nantinya akan serahkan kepada bagian Finance Manager sebagai bukti pembayaran yang kemudian dimasukan kedalam File Pembayaran.
3. Proses Pembutan Laporan
Pada proses ini, bagian Finance Manager membuat laporan Penjualan berdasarkan data – data yang ada pada File Pembayaran dan File Pesanan, laporan tersebut akan dicetak untuk diserahkan kepada Direktur setiap satu bulan.

PAPARAN UMUM RANCANGAN SISTEM

Suatu sistem inforamasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi, informasi
yang relevan sangat mendukung upaya-upaya teknologi informasi membuat
perusahaan berusaha untuk memanfaatkan teknologi ini secara maksimal kecepatan dan ketepatan dalam menyajian informasi sangat membantu perusahaan dalam pengembangan usaha. Didalam pemanfaatan teknologi ini kecepatan pengaksesan serta pengolahan data sangat diperlukan sekali dalam mengatasi setiap permasalahan yang ada didalam perusahaan atau instansi yang memanfaatkan teknologi informasi ini, untuk itu sangat diperlukan informasi yang akurat, tepat waktu dan relavan.
Sistem informasi bukan merupakan suatu hal yang baru, tapi bagaimana suatu
sistem itu agar dapat dikomputerisasikan. Sebelum ada komputer, teknik ini telah ada untuk memberikan kepada manager, informasi yang mereka rencanakan dapat dikendalikan agar memungkinkan untuk dioperasikan, komputer telah menambah satu atau dua dimensi, seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang meningkatkan yang memungkinkan pertimbangan alternatif-alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan. Didalam suatu organisasi terdiri atas, banyak dalam
suatu keputusan. dan sejumlah unsur-unsur, orang-orang yang mempunyai
bermacam-macam peran dalam organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja, wewenang pekerjaan serta hubungan komunikasi,
yang mengikat bersama organisasi tersebut sistem informasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Sistem penjualan dirancang untuk menangani transaksi penjualan. Sistem
penjualan yang diusulkan adalah suatu sistem yang menggunakan komputer sebagai alat bantu mengolah penjualan. Adapun tujuan dari sistem penjualan usulan adalah untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Ada kalanya sistem yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemumgkinan disebabkan karena perkembangan usah perusahaan.
Sehingga menuntut sistem akuntansi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.

Tugas Mata Kuliah Implementasi Sistem Informasi

SISTEM STRUKTUR ORGANISASI

PADA PERUSAHAAN DEVELOPER

(PT. GRAHA BUANA CIKARANG, JAKARTA)

Sistem struktur organisasi banyak sekali macamnya, mulai dari yang bersifat tradisional sampai profesional. Penerapannya sendiri dapat berbeda-beda dan banyak faktor yang menentukan, antara lain: besar kecilnya perusahaan, luas sempitnya jaringan usaha, jumlah karyawan, tujuan perusahaan dan sebagainya. Beragamnya sistem struktur organisasi tersebut dimungkinkan bahwa suatu perusahaan A cocok menggunakan sistem struktur organisasi B, tetapi perusahaan C atau yang lain belum tentu cocok menggunakan sistem struktur organisasi B.  Suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya selalu menggunakan struktur organisasi sebagai wadah segala kegiatannya, tetapi untuk penerapan sistem struktur organisasinya tergantung dari kondisi perusahaan yang bersangkutan. Hal ini merupakan suatu masalah bagi setiap perusahaan dalam menerapkan struktur organisasi mana yang cocok sehingga untuk itu setiap perusahaan membutuhkan waktu dan pengamatan (analisis) yang khusus dalam memilih sistem struktur organisasi yang tepat dan sesuai.

Saya akan membahas mengenai penerapan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh salah satu perusahaan pengembang (developer company) yang ada di Jakarta yaitu PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) yang lahan bisnisnya merupakan pengembangan suatu Kota Satelit di daerah Cikarang Baru Jawa Barat. Sistem struktur organisasi yang digunakan merupakan gabungan dari beberapa struktur organisasi teoritis yang ada.

Sistem struktur organisasi gabungan ini ditinjau dari strukturnya sangat beragam dan kompleks. Pada dasarnya sistem ini melibatkan hubungan antara Pemilik, Konsultan Perencana dan Kontraktor, yang mana di dalam unsur pemilik berkembang beberapa divisi manajemen yaitu Human, Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management dan Construction Management, yang pada operasionalnya sangat membantu pemilik dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya. Sistem struktur organisasi ini sangat bermanfaat pada perusahaan-perusahaan besar (khususnya perusahaan developer) sebagai bahan perbandingan kajian terhadap sistem struktur organisasi yang digunakannya.

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian Personalia dan Bagian Pembelanjaan serta Bagian Umum. Pada struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dia dahulu bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama yaitu pemilik, konsultan perencana, dan kontraktor. Dalam hal ini yang mewakili pihak pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya.

Masing-masing divisi manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing divisi tersebut berkembang lagi beberapa departemen tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari Construction Management. Dari struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan sistem dan ruang lingkup kerja masing-masing divisi (unsur).

1. Board of Director

Board of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head office). Jajaran direksi adalah orang-orang yang memegang saham pada perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah membuat planning bersama Direktur Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk memimpin perusahaan.

2. Direktur Eksekutif

Direktur Eksekutif merupakan pimpinan tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke site office untuk memeriksa kemajuan progress proyek induk.

3. General Manager

General Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk dan tetap stand by di site office. General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager membentuk beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.

4. Human Resources Department

Divisi ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat menyurat ke instansi perusahaan lain, transfer gaji karyawan, urusan surat perjanjian kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.

5. Management Information System

Divisi ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan bisnis perusahaan di masa yang akan datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System ini terdistribusi atas informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Production Management, dan Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi Management Information System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.

6. Marketing Management

Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang yang dipinjam dari bank harus secepatnya dipolar kembali dengan tujuan perluasan usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya.

Divisi Marketing Management dibagi atas tiga departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property. Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan utilitas gedung yang disewa, serta masalah maintenance (perawatannya).

7. Production Management

Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini dahulu. Konsultan perencana berhubungan langsung dengan divisi manajemen produksi. Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor, fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza, supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor dan air bersih, dan sebagainya.

Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana dan sarana kota satelit terhadap pemukiman penduduk sekitar, kontur dan ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran air kotor dan air bersih, masalah hitungan kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan, standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan dan diselaraskan juga dalam key plan tersebut.

Sebagai tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering, cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret' yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan Constmction Management.

8. Construction Management

Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi. Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut, maka Divisi Construction Management, Production Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta lelang.

Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten Construction Management biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing proyek bagian tersebut harus dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus yang menang dalam pelelangan.

 

Cerita Telaga Warna

Ancient times there was a kingdom in West Java called Kutatanggeuhan. Kutatanggeuhan the kingdom prosperous and peaceful. People live in peace and prosperity as led by a wise king. Kutatanggeuhan King named King Suwartalaya and Queen consort named Purbamanah. Unfortunately, King and Queen had blessed the descendants that they always feel lonely. People were very concerned about this situation, because who will replace King and Queen later?

Finally the king decided to meditate. He went to the mountain and found a cave. Here that he meditated, prayed to God so blessed with offspring. After days of King Suwartalaya pray, one day suddenly magical voice.
"Do you want a descendant of King Suwartalaya?" Said the mysterious voice.
"Yes! I'd love to have children! "Said King Suwartalaya.
"All right! Your prayers will be answered. Now go home! "Said the mysterious voice.

King Suwartalaya then went home with joy. Sure enough a few weeks later, the Queen was pregnant. All rejoice. Moreover when nine months later the Queen gave birth to a beautiful daughter. He was given the name Princess Rukmini Gilang. King Suwartalaya a festive party to celebrate the birth of their daughter. Gilang Princess Rukmini became Kutatanggeuhan people's favorite daughter.

Several years have passed, the daughter Rukmini Gilang grown into a beautiful girl. Rukmini Gilang darling daughter is very spoiled and bad-mannered, perhaps because King and Queen very spoiled him. Only child's known. Whatever is required by the princess must be obeyed. If no daughter would be very angry and abusive. But people still love him. They hope that one day the daughter of temperament will change accordingly.

Another week will Rukmini daughter Gilang seventeen. King Suwartalaya showers will hold in court. All people can come and give prayer for Gilang daughter Rukmini. People come together and plan a special gift for their beloved daughter. Finally it was agreed that they will award a very beautiful necklace. The necklace was made of the best gold and sprinkled with gems of various colors. So people voluntarily spend their money and collect for the cost of making the gift. They call the best goldsmiths in the kingdom to him.

Finally the day has been waiting for came. People flocked to the courtyard where the daughter's birthday party held Gilang Rukmini. In front of the palace had stood a magnificent stage. People cheered as King and Queen up the stage. Especially when finally Gilang Rukmini daughter out of the court and waved his hand. People are happy to see the beautiful princess. The party was held with great fanfare.

Now it's time people dedicate their special gifts. They gave the box of gifts to the daughter Rukmini Gilang. Suwartalaya King opened the box and pulled out a colorful necklace is very beautiful and gave it to Gilang daughter Rukmini. Gilang daughter Rukmini looked at the necklace with a frown. Suwartalaya King looked his daughter, "Come on son, wearing the necklace! It is a sign of the people you love. Do not let them kid! "
"Yes my daughter. It was a beautiful necklace instead. Let's put on! Let the people happy, "said the Queen Purbamanah.
"Good what? This necklace ugly. Color tacky, tacky! I do not want to wear it! "Shouted Gilang daughter Rukmini.
He slammed the necklace to the floor to pieces. Suwartalaya King, Queen Purbamanah and Kutatanggeuhan people can only watch it froze. Then the tears burst Purbamanah Queen. He was very sad to see her daughter's behavior. Finally all was shed tears, until the palace was wet with their tears. They continued to cry until their tears flooded the palace, and all of a sudden out of the ground water was rushing out, more and more. Until finally sunk Kutatanggeuhan kingdom and created a very beautiful lake.

Now the lake we can still meet in the Peak district, West Java. The lake was called Telaga Warna, because if it is sunny, the water will reflect sunlight to look colorful. He said it is a reflection of color from Gilang daughter Rukmini necklace.